RANGKUMAN BAB 13 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI OLEH PENGGUNA AKHIR

Pengembangan sistem informasi manajemen oleh pengguna akhir ( sering disebut pula dengan End User Computing ) adalah bentuk pengembangan sistem yang dilakukan oleh orang – orang yang tidak sepenuhnya ahli ( spesialisasi ) tentang informasi.

END USER COMPUTING

Pada protyping, pengembangan system informasi sangat tergantung pada perangkat           ( software ) pendukung aktivitas pembuat system. Software – software tersebut menggunakan bahasa – bahasa komputer yang lebih interaktif, bahasa grafis, peralatan komputer mikro sehingga mudah mengakses data, membuat laporan dan mengembangkan sistem informasi secara menyeluruh tanpa bantuan analisis sistem informasi atau programer. Pengguna akhir ( end user ) dalam situasi tertentu mengandalkan ahli sistem informasi atau programer. Namun yang menjadi tugas pokoknya adalh menjalankan aktivitas serta mengembangkan sistem yang telah dilakukan sebelumnya oleh departemen sistem informasi.

End User Computing seperti ini umumnya melibatkan pembuatan sistem yang didesentralisasi. Desetralisasi seperti ini dilengkapi dengan memecah bagian sistem informasi organisasi pusat menjadi bagian – bagian kecil, kemudian menugaskan ke masing – masing unit bisnis, sehingga setiap bagian mempunyai departemen sistem informasi mini.

MANFAAT PENGEMBANGAN SISTEM BAGI ORGANISASI

Ada beberapa manfaat jika sistem informasi dibuat oleh pengguna sistem informasi dalam organisasi. Manfaat tersebut adalah :

1.           Bebas sumber daya sistem informasi

2.           Mengurangi penundaan pengembangan sistem

3.           Mengurangi jeda waktu

4.           Sesuai dengan budaya organisasi

5.           Mendorong inovasi.

KELEMAHAN PENGEMBANGAN SISTEM OLEH PENGGUNA

Beberapa kelemahan yang mungkin timbul dalam pembuatan sistem adalah :

1.           Duplikasi dan membuang – buang sumber daya

2.           Meningkatkan biaya

3.           Kehilangan kontrol terhadap data

4.           Kualitas sistem yang rendah

5.           Biaya kesempatan dari waktu manajer

6.           Pemeliharaan sistem

7.            Ketidaksesuaian dalam hal mencegah penyebaran data.

PENGELOLAAN END – USER COMPUTING

Pelayanan khusus yang disediakan oleh staf pusat informasi adalah :

1.           Pelatihan pemrograman komputer dan alat – alat pendukung

2.           Membantu perolehan dan transfer data

3.           Membantu pembuatan program

4.           Membantu aplikasi, queri dan laporan yang diperlukan oleh bahasa pemrograman

5.           Konsultasi tentang alat – alat yang layak dan metodologi yang tepat untuk mengembangkan aplikasi

6.           Membantu dalam pembuatan standar jaminan kulitas dan pengendalian

7.           Membuat dan memodifikasi prototype

8.           menyediakan bahan – bahan referensi tentang sumber daya teknologi untuk pusat informasi

9.           menyediakan penghubung dengan kelompok pemrosesan informasi lain yang mendukung sumber daya pusat informasi

10.       Mengelola katalog dari aplikasi dan database yang sudah ada

11.       Mengevaluasi perangkat keras dan perangkat lunak baru.

Pusat informasi ini bermanfaat untuk :

1.           Membantu pengguna akhir dalam menemukan alat – alat dan aplikasi yang menjadikannya lebih produktif

2.           Mencegah pembuatan aplikasi yang tidak berguna bagi organisasi

3.           Menigkatkan penyebaran data dan meminimalkan masalah – masalah penyatuan data

4.           Menjamin aplikasi yang dikembangkan oleh pengguna akhir memenuhi standar keamanan, kualitas data dan audit.

KEBIJAKAN DAN PROSEDUR UNTUK MENGELOLA END USER COMPUTING

Manajemen harus mengembangkan pengawasan terhadap end – user omputing. Pengawasan ini termasuk dalam hal :

1.           Penyesuaian biaya proyek sistem informasi end user

2.           Standar hardware dan software

3.           Standar perusahaan tentang computer, software pemrosesan kata, sistem manjemen database, software grafik, alat – alat pelaporan

4.           Review jaminan kualitas, yang menentukan apakah hanya pengguna akhir atau spesialis sistem informasi yang harus menelaah / mereview sistem informasi yang dikembangkan

5.           Pengendalian atas aplikasi yang dikembangkan oleh end user mencakup pengujian, dokumentasi, akurasi, dan kelengkapan input dan update, backup, recovey dan pengawasan.

SEPINTAS CARA PENGEMBANGAN SISTEM

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI SUDUT PANDANG ORGANISASI

John. F. Rockart dan J. Debra Hofman ( Martin ) menyebutkan bahwa sebagian organisasi harus merekayasa ulang lingkungan pengembangan sistem mereka untuk dapat tanggap terhadap lingkungan persaingan masa kini ataupun masa dating. Mereka juga mencatat bahwa berbagai sistem yang harus didukung telah berubah dari sistem pemrosesan transaksi pada setiap bagian menjadi sistem terintegarasi, lalu lintas fungsi untuk mendukung organisasi. Mereka juga menemukan bahwa penekanan baru pada Decision Support System ( DSS ), Executive Suport System ( ESS ) dan Personal Support System yang memungkinkan orang pada setiap tingkatan organisasi dengan mudah mengakses, memanipulasi, dan menganalisis informasi.

Dalam menentukan kemungkinan – kemungkinan yang disediakan oleh lingkungan pengembangan system perusahaan, ada beberapa faktor yang merupakan cara untuk menentukan pengembangan sistem. Lee Gremilion dan Philip Pyburn ( Martin ) menyarankan tiga factor utama tersebut, yaitu :

1.      Kebiasaan – kebiasaan yang terjadi berulang – ulang dimana organisasi lain mungkin menggunakan pemecahan sistem yang sama atas masalah yang sedang dipertimbangkan.

2.      Dampak - tingkat dimana sistem tersebut akan mempengaruhi perusahaan. Seberapa pentingnya sistem tersebut bagi perusahaan ? Seberapa besar dampaknya ? Apa dampaknya jika sistem tersebut gagal ?

3.       Struktur – seberapa baik masalah dan sistem dipahami ?

Faktor – faktor lain yang menentukan cara memperoleh sistem yang baru, termasuk ukuran dan kompleksitas dari suatu sistem, jangka waktu yang diharapkan dari sistem, kebutuhan audit dan keamanan, jumlah data yang dimasuki dan disimpan, kemampuan pengembangan organisasi pengguna, kapasitas organisasi sistem informasi dan lain – lain

PENGAMBILAN KEPUTUSAN DARI SUDUT PANDANG MANAJER

Dari sudut pandang manajer, pengambilan keputusan tergantung pada lingkungan organisasi. Pada beberapa perusahaan komite kebijakan sistem informasi memutuskan sistem apa yang diperoleh, dan departemen sistem informasi memutuskan apakah membuat sistem itu sendiri atau membeli. Perhatian manajer adalah bagaimana mengarahkan komite tersebut untuk mendukung sistem yang diusulkannya

Perbandingan pendekatan dan pengembangan sistem informasi

Pendekatan	Tampilan	Keuntungan	Kelemahan
SDLC	§ Proses formal tahap demi tahap secara berurutan § Spesifikasi dan persetujuan yang terbatas § Peran pengguna yang terbatas	§ Diperlukan untuk sistem dan proyek yang kompleks	§ Lambat dan mahal § Tidak mendukung perubahan § Kertas kerjanya banyak untuk dikelola
Prototyping	§ Permintaan yang dikhususkan dengan sistem eksperimen § Prosesnya cepat, Informal dan berurutan § Pengguna sering berinteraksi dengan prototype	§ Cepat dan relatife tidak mahal § Bermanfaat ketika permintaan tidak pasti atau ketika interface pengguna akhir penting § Meningkatkan partisipasi pengguna	§ Tidak layak untuk sistem yang berukuran besar dan kompleks § Dapat melewati langkah – langkah dalam analisis, dokumentasi, dan pengujian
Pembelian Paket Sistem	§ Software komersil mengurangi kebutuhan untuk program software yang dikembangkan secara internal	§ Rancangan, pemrograman, instalasi, dan pengelolaan kerja dikurangi § Dapat menghemat waktu dan biaya ketika mengembangkan aplikasi bisnis yang biasa § Mengurangi kebutuhan untuk sumber daya informasi internal	§ Mungkin tidak memenuhi kebutuhan yang unik dari organisasi § Mungkin tidak menjalankan fungsi – fungsi perusahaan secara baik § Penyeragaman menimbulkan biaya pengembangan
End – User Development	§ Sistem yang dibuat oleh end user dengan menggunakan alat – alat software generasi keempat § Cepat dan informal § Peran minimal dari ahli sistem informasi	§ Pengguna mengontrol pengembangan sistem § Menghemat waktu dan biaya pengembangan § Mengurangi hambatan aplikasi	§ Dapat mengarah ke pengembangan sistem yang tidak terkontrol § Sistem tidak selalu dapat memenuhi standar jaminan kualitas
Outsourching	§ Sistem yang dibuat dan terkadang dioperasikan oleh vendor luar	§ Dapat mengurang atau mengontrol biaya § Dapat menghasilkan sistem ketika sumber daya internal tidak tersedia atau secara teknis tidak efisien	§ Kehilangan kontrol terhadap fungsi aiatem informasi § Ketergantungan pada arahan secara teknis dari pemasok eksternal

 

RANGKUMAN

BAB 14

VISI DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI

KEBUTUHAN TERHADAP VISI DAN RANCANGAN

Organisasi atau perusahaan bisnis membutuhkan visi dan rancangan informasi ketika akan menerapkan teknologi informasi. Hal ini disebabkan oleh :

1.    Penerapan / aplikasi teknologi informasi tidak akan pernah dikelola hanya oleh satu orang saja.

2.    Penetuan sumber daya informasi perusahaan dapat membantu mengkomunikasikan bagaimana keadaan masa depan dan membantu memberi pemahaman yang konsisten dalam pembuatan keputusan oleh setiap orang.

3.    Penentuan rancangan sistem informasi membantu pembuatan keputusan tentang bagaimana bisnis sistem informasi akan dijalankan.

ARTI VISI DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI

Tugas untuk mengembangkan visi dan rancangan sistem organisasi ini merupakan hal yang relatife baru bagi kebanyakan orang. Menurut Martin, visi informasi adalah ungkapan tertulis tentang keadaan masa depan dan apa yang diharapkan untuk kepentingan penggunaan informasi dan manajemen organisasi, sedangkan rancangan teknologi informasi adalah cara sumber daya informasi seharusnya digunakan untuk mencapai visi informasi. Visi dan rancangan informasi ini dibuat dalam bentuk seperangkat pedoman tertulis, kebijakan, gambar – gambar atau aturan – aturan dimana perusahaan seharusnya beroperasi dan membuat keputusan.

VISI SISTEM INFORMASI

Cara menciptakan visi informasi adalah :

1.      Tentukan terlebih dahulu perkiraan perubahan lingkungan persaingan bisnis dan bagaimana bisa memanfaatkan teknologi tersebut

2.    Setelah perkiraan tersebut ditentukan dan dicatat, maka ditentukan impikasi penggunaan informasi yang akan digunakan perusahaan

3.    Jika sudah ditentukan implikasinya maka didokumentasikan visi informasi.

RANCANGAN SISTEM INFORMASI

Isi dari keputusan rancangan sistem informasi adalah :

1.    Aspek manajerial meliputi peran manajer, fungsi kepemimpinan teknologi, produktivitas dan penekanan terhadap kualitas, orientasi terhadap pelayanan dan profesionalisme.

2.    Aspek sistem manajemen meliputi peran organisasi sistem informasi, besarnya perangkat aplikasi, mekanisme yang mengkaitkan rencana bisnis, mekanisme perencanaan dan pengawasan sistem informasi.

3.    Aspek infrastruktur meliputi lokasi, workstation dan lain – lain.

4.    Aspek data meliputi kepemilikan dan penyebaran data, pengelola, keamanan data, siapa yang mengakses data, siapa yang mengakses data, dan siapa yang mengakses data ke pihak luar.

5.    Aspek aplikasi meliputi siapa pengguna, lokasi aplikasi sistem informasi.

BAGAIMANA MEMBUAT VISI DAN RANCANGAN

Sebelum visi dan rancangan dibuat, maka untuk menjamin kesuksesan pembuatan visi dan rancangan tersebut, diperlukan beberapa prasyarat :

1.        Orang – orang yang berpartisipasi dalam perancangan visi dan rancangan teknologi informasi seharusnya menunjukkan berbagai latar belakang posisi, mulai dari manajemen puncak hingga sistem informasi.

2.        Harus disadari adanya kompleksitas dan luasnya penerapan teknologi informasi

3.        Adanya fasilitator haruslah orang yang terpilih.

Langkah – langkah pengembangan visi rancangan informasi :

1.    Review situasi organisasi pada saat ini

2.    Analisis arah strategi perusahaan

3.    Kesadaran akan adanya kecenderungan umum teknologi

4.    Identifikasi visi untuk peran informasi

5.    Menentukan rancangan

6.    Mengkomunikasikan visi dan perancangan

7.    Rencana Perpindahan ( Migration Plan )

Dengan adanya visi dan rancangan sistem informasi makaa beberapa manfaat yang dapat diidentifikasi adalah :

1.    Proses perencanaan lebih baik

2.    Alat komunikasi untuk manajemen puncak

3.    Membantu pemasok sistem

4.    Menciptakan suatu keterkaitan bagi keputusan

5.    Pencapaian integrasi dan desentralisasi

6.    Pengevaluasian pilihan – pilihan

7.    Pemenuhan harapan manjemen

DAFTAR PUSTAKA

Muhammad Fakhri Husein dan Amin Wibowo, Sistem Informasi Manajemen ( Edisi Revisi ), 2002