Dalam beberapa sistem,hampir semua laporan yang disampaikan kepada
manajemen tidak pernah dibaca.Laporan-laporan dikatakan tidak bermanfaat dan
hanya dipenuhi dengan grafik yang tidak dapat dianalisis atau dijadikan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan .sementara itu dalam system lain yang
telah diotomatisasi,tidak pernah disentuh karena datanya tidak dapat
dipercaya.pemakaian informasi secara terusmenerus memperbaiki record secara
manual.kemudian dalam sistem yang lain lagi,telah terjadi kesalahan akibat keterlambatan
dalam memproses data,biaya operasional yang demikian besar atau masalah-masalah
pemprosesan data yang bersifat kronis.
MASALAH POKOK SISTEM INFORMASI
Masalah-masalah ini bukan hanya karena factor teknikal dari sistem
informasi tetapi juga sebab yang bersifat non-teknikal yang kebanyakan berasal
dari factor-faktor organisasi.Faktor-faktor tersebut adalah:
1.Desain
Sebuah sistem mungkin didesain
dengan interaksi pemakai(interface)yang
relative sedikit.Interface adalah bagian dari sistem dimana pemakai akhir
berinteraksi .
Sistem informasi
dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,budaya,dan tujuan
organisasi secara keseluruhan.para teoritis manajemen dan organisasi memandang
bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan erat debgan
komponen-komponen organisasi seperti tugas-tugas,struktur,orang-orang dan
budaya.ketika seluruh komponen ini saling tergantung,perubahan yang terjadi
pada satu elemen akan mempengaruhi elemen yang lainnya.
2.Data
Data dalam sistem mempunyai tingkat
ketidakakurasian dan konsistensi yang tinggi.Informasi dalam bidang-bidang
tertentu bahkan membingungkan,atau tidak ditujukan secara tepat untuk
tujuan-tujuan bisnis.
3.Biaya
Beberapa sistem arahnya bagus,tapi
dalam implementasi dan pengoprasiannya memerlukan biaya diatas anggaran .dalam
kasus semacam ini,pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan
semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut
tapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan.
4.Operasi
Sistem tidak akan berjalan dengan
baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena
operasi komputer yang mengendalikan pemprosesan informasi tidak berjalan
sebagaimana mestinya.sebuan system yang on-line secara operasional dikatakan
tidak cukup jika waktu responnya demikian lama.
MENGUKUR KESUKSESAN SISTEM
Banyak faktor yang dapat dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu
system.Faktor-faktor yangdapat dapat dipertimbangkan menurut landon adalah:
- Sistem tersebut tingkat penggunaannya relative tinggi(high levels of system use)yang diukur melalui polling terhadap pengguna,pemanfaatan kuisioner,atau memonitor parameter seperti volume transaksi on-line.
- Kepuasan para pengguna terhadap sistem(users satisfaction with the system)yang diukur melalui kuisioner atau interview.
- Sikap yang menguntungkan (favourabel attitude)para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi.
- Tujuan yang dicapai.pada tingkat seberapa sistem dapat memenuhi tujuan-tujuan yang spesifik,sebagaimana dicerminkan oleh peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan dari penggunaan sistem
- Imbal balik keuangan (financial payoff)untuk organisasi,baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan sales dan profit.
PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SISTEM
INFORMASI
Beberapa sistem gagal karena benturan diantara lingkungan atau keadaan
internal.Ada beberapa alasan mengapa gagal.Beberapa studi telah menemukan bahwa
dalam organisasi dengan situasi dan
lingkungan yang hampir sama ,inovasi yang sama akan menghantarkan kesuksesan,namun
kegagalan unsur yang lain dalam organisasi merupakan penyebab kegagalan.Hal ini
disebabkan karena fokus penjelasan terdapat pada pola implementasi yang
berbeda.
IMPLEMENTASI KONSEP
Implementasi merujuk pada semua aktifitas organisasi yang ditujukan
terhadap adopsi,manajemen ,dan inovasi rutin.Yang harus diyakini adalah
organisasi harus memilih para pelaku dengan karakteristik sosial yang cocok
,sebagaimana memilih”produk yang paling unggul”untuk kesuksesan inovasinya.
Dalam konteks implementasi,analisis
ssstem adalah agen perubahan.Analisis bukan hanya mengembangkan solusi
teknis.tetapi juga mendefinisikan konfigurasi,interaksi,aktifitas pekerjaan,dan
hubungan struktur antara berbagai kelompok dalam organisasi.Studi tentang
proses implementasi telah menguji hubungan antar desainer sistem informasi dan
pengguna pada tahap-tahap yang berbeda dalam pengembangan sistem.Studi
memfokuskan pada isu-isu seperti:
·
Konflik antara orientasi teknis/mesin dari
spesialisasi sistem informasi dan pengguna yang berorientasi pada bisnis atau
organisasi.
·
Dampak sistem informasi pada struktur
organisasi,kelompok kerja dan perilaku.
·
Aktivitas perencanaan dan pengembangan sistem
manajemen.
·
Tingkat partisipasi pengguna dalam proses disain
dan pengembangan sistem.
PENYEBAB KESUKSESAN DAN KEGAGALAN
IMPLEMENTASI
Riset telah menemukan bahwa hasil implementasi secara luas dapat
ditentukan oleh faktor-faktor berikut:
- Peran pengguna dalam proses implementasi
- Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi
- Tingkat kompleksitas dan resiko implementasi proyek
- Kualitas manajemen dalam implementasi
TANTANGAN DARI REKAYASA BISNIS
Dalam beberapa kasus hambatan utama
dalam rekayasa disebabkan oleh kurangnya implementasi dan perubahan
praktek-praktek manajemen,yang gagal dan pada akhirnya menimbulkan ketakutan
untuk berubah.Berkaitan dengan ketakutan dan kecemasan diseluruh
organisasi,mengatasi resistensi para manajer-manajer kunci,mengubah
fungsi-fungsi pekerjaan,pola karir,rekrutmen,dan training menimbulkan ancaman
yang lebih besar.masalah-masalah dalam rekayasa adalah bagian dari masalah yang
lebih besar dan implementasi organisasi dan perubahan manajemen.
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI:APA YANG
SALAH
Masalah-masalah berikut perlu
diperhatikan secara khusus dalam setiap tahap pengembangan sistem ketika proses
implementasi dikelola secara tidak sempurna:
Analisis
- Waktu,uang dan sumberdaya belum dialokasikan untuk menemukan masalah.
- Waktu yang diperlukan dalam perencanaan pendahuluan sangat sedikit atau bahkan tidak ada
- Penempatan staff pada tim proyek tidak tepat.
- Staff pelayanan informasi menjanjikan hasil-hasil yang tidak mungkin disampaikan.
- Beberapa requirement diadapatkan dari dokumentasi dari sistem yang tidak mencukupi atau penemuan yang tidak lengkap dari aktivitas kajian terhadap sistem.pengguna menolak untuk mrnghabiskan waktu untuk membantu tim proyek mengumpulkan informasi-informasi yang mendukung kesuksesan.
- Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik.
Desain
- Pengguna tidak mempunyai tanggung jawab terhadap input untuk aktivitas desain.
- Sistem didesain hanya untuk melayani kebutuhan saat ini saja.
- Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi.
- Spesifikasi funsional tidak didokumentasikan secara cukup.
Pemprograman
- Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah
- Programer disupply dengan spesifikasi yang tidak lengkap.
- Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis,terlalu banyak waktu terbuang pada penulisan kode.
- Programer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek.
- Program tidak didokumentasikan secara cukup.
- Sumberdaya yang diperlukan tidak dijadwal.
Pengujian
- Jumlah waktu dan uang yang digunakan untuk testing terlalu rendah.
- Tim proyek tidak mengembangkan rencana tes secara terorganisasi.
- Pengguna tidak terlibat dalam testing secara cukup.
- Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review.
Konversi
- Waktu dan uang untuk aktivitas konversi,khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup.
- Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai.
- Untuk mengganti kekurangan biaya dan penundaan,sistem dibuat operasional sebelum segalanya siap.
- Dokumentasi dan pengguna tidak cukup.
- Evaluasi kinerja tidak dilakukan.
- Persediaan untuk perbaikan tidak cukup.
MENGELOLA IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
Berbagai manajemen proyek ,penentuan
kebutuhan danmetodologi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang
spesifik.Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna
memainkan peran yang tepat pada keseluruhan pada periode implementasi dan untuk
mengelola proses perubahan organisasi.
MENGONTROL FAKTOR-FAKTOR RESIKO
Satu cara untuk implementasi yang
dapat ditingkatkan adalah melalui penyesuaian strategi manajemen proyek
terhadap tingkat resiko yang ada disetiap proyek.Terdapat empat teknik
manajemen proyek yang mendasar yang perlu dipertimbangkan dalam mengatasi
resiko:
- Faktor-faktor integrasi eksternal menghubungkan pekerjaan dari tim implementasi dan semua pengguna disemua level organisasi.
- Faktor-faktor integrasi internal memastikan bahwa tim implementasi beroperasi sebagai sebuah unit yang menyatu.
- Struktur peralatan perencanaan formal dan tata urutan tugas-tugas,estimasi lebih lanjut tentang waktu,uang dan sumberdaya teknis yang diperlukan untuk melaksanakannya.
- Peralatan pengendalian formal membantu memonitor kemajuan terhadap pencapaian tujuan
MENGATASI RESISTENSI DIANTARA PENGGUNA
- People-oriented theory(teori yang berorientasi pada manusia),Faktor-faktor internal dalam diri pengguna sebagai individu atau kelompok dapat menyebabkan resistensi.
- System-oriented theory(teori yang berorientasi pada sistem).Faktor-faktor yang secara internal melekat pada desain dan menciptakan resisten terhadap pengguna,dan itu terjadi dalam sebuah sistem.
- Interaction theory (teori interaksi)Resistensi dapat disebabkan oleh interaksi orang-orang dan faktor sitem.
Strategi yang dianjurkan oleh para peneliti untuk mengatasi resisten
dalam ketiga teori tersebut adalah:
1.
Orientasi manusia(orang)
2.
Orientasi sistem
3.
Interaksi.
MANAJEMEN PENGETAHUAN
FAKTOR-FAKTOR PENTING BAGI ADANYA MANAJEMEN
PENGETAHUAN
Manajemen pengetahuan menjadi sangat
diperhitungkan ketika institusi bisnis yang serba cepat.Perkembangan dan
eksistensi dari manajemen pengetahuan sangat ditentukan oleh faktor-faktor
berikut:
- Penilaian perusahaan terhadap arti penting asset menjadi semakin berkurang,lebih-lebih ketika perusahaan terjebak pada orientasi peningkatan keterampilan karyawan.
- Kecendrungan untuk menerapkan flat organization(organisasi yang ramping)
- Globalisasi menyebabkan informasi bergerak demikian cepat
- Teknologi telah memberikan kontribusi yang kuat
- Cara-cara menjalankan bisnis sudah berubah secarea total.
Untuk mencapai
pengetahuan terdapat tiga aspek pokok,yaitu:
- Data bisnis
- informasi,merupakan hasil analisis dan penafsiran dari data bisnis.
- Isu kultural,yang biasanya menjadi hambatan terbesar untuk melaksanakan solusi manajemen pengetahuan.
Terdapat empat
kunci proses sehingga manajemen pengetahuan yang memberikan dampak yang besar:
- Rancangan dan pengembangan produk dan layanan
- manajemen pelanggan
- manajemen karyawan
- perencanaan dan analisis bisnis.
SASARAN MANAJEMEN PENGETAHUAN
Titik perhatian manajemen pengetahuan mempunyai empat sasaran utama,yaitu
- Berfokus kepada informasi yang penting dan relevan.
- Mengintegrasikan informasi dari berbagai sumber.
- Menggali informasi dari pihak lain.
- Mengerjakan informasi yang sama baik dikantor un diluar kantor.
PENAKSIRAN KEBUTUHAN
Penaksiran kebutuhan merupakan
tindakan untuk menyeimbangkan antara kebutuhan users dengan pemeliharaan
keseluruhan strategi bisnis perusahaan.
SASARAN BISNIS YANG DIDUKUNG MANAJEMEN
PENGETAHUAN
Tujuan bisnis yang perlu perlu
didukung olek sistem manajemen pengetahuan harus ditentukan untuk menemukan
perkiraan kebutuhan dan komponen prioritasnya.Dalam jangka panjang sistem yang
dibangun pada sasaran bisnis yang jelas sehingga dapat merangsang munculnya
prioritas bagi penggunanya.
CIRI-CIRI PENGGUNA MANAJEMEN PENGETAHUAN
Kegagalan dalam menemukan rangkaian
kebutuhan akan menghasilkan penggunaan sistem manajemen pengetahuan yang tidak
konsisten,berikut adalah pertimbangan untuk menentukan cara penggunaan berbagai
sumber dan jenis informasi:
1.
Apakah informasinya perlu dibuat sesuai untuk offline
2.
Apakah informasinya hanya bisa untuk dibaca(read only)
3.
Haruskah pengguna bisa mengubah data ketika offline
4.
Seberapa penting data diperlukan
5.
Seberapa jauh keharusan untuk menyesuaikan informasi.
SUMBER INFORMASI
Secara garis besarnya,sumber
informasi dapat dipilah menjadi dua
sumber,yaitu sumber internal,yang terdiri dari sumber pribadi,tim,dan
perusahaan.Dan sumber eksternal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Tinggalkan komentar anda, demi perbaikan kedepannya,,,, Terima Kasih